档案工作
馆库建设
档案保管
档案利用
 
   
当前位置:赤壁市档案馆 > 档案工作 >
档案管理制度
发布人:史志办 发布日期:2019-05-27 10:55 阅读次数:
档案管理制度
 
一、档案人员岗位责任制
1、认真学习《档案法》及党和国家关于档案工作的方针、政策,增强法制观念。
  2、参加档案在职培训和继续教育,提高综合能力。
  3、做好档案的收集、保管、鉴定、统计和利用等工作。
  4、统一保管好本馆各门类和载体档案,积极提供利用。
  5、对本馆的档案业务工作进行指导、监督和检查。
  6、做好档案收进、移出登记,建立各类档案统计台帐,及时准确填报统计年报。
  7、严格执行《档案法》、《保密法》及有关档案管理制度。
 
二、档案保管制度
1、档案管理人员要维护本馆档案的完整与安全,最大限度地延长档案的寿命。
    2、档案库房内,柜架、设备摆放整齐合理,案卷排放科学系统,不同类别、不同保管期限的案卷排列,分别编序号,分别存放。
    3、档案库房要保持整洁卫生,严禁在库房内吸咽、存放易燃易爆及其他杂乱物品;“九防”措施落实,要定期检査,做好记录,发现问题,及时报告。
    4、非档案管理人员不得进入库房。上级检查或外地参观人员应有领导批准,由管理人员陪同方可进入库房。档案管理人员离开库房时,要关窗锁门。要定期对库内档案保管情况进行全面检查,做好记录。
    5、档案管理人员要全面熟悉馆藏档案,建立健全检索工具,做到查找利用档案迅速准确。
    6、档案管理人员要严格执行《档案保管制度》,充分利用所保管的档案,为各项工作服务。
三、档案借阅利用制度
    1、档案管理部门和档案工作人员,应积极为社会各界利用档案提供方便。
   (1)开设档案、资料阅览室,为借阅利用者提供阅档场所。   
(2)编制检索工具,建立检索系统,为满足各方面利用者提供方便。
(3)开展档案史料的编研工作,为档案利用者汇编系统的档案史料。
(4)做好利用档案的社会效益和经济效益的信息反馈工作,及时了解社会对档案的需求。
2、查阅档案资料相关规定
(1)凡需查阅档案者,必须办理查(借)阅手续。   
(2)查阅单位档案必须提供单位公函,并写明查阅内容,查阅个人档案必须带本人有效身份证或户口本。
(3)凡需查阅保密级档案者,需本馆分管领导批准。
(4)档案资料一般不准借出使用,特殊情况需经档案主管领导批准,并限期归还(最长不超过一周)。
3、维护档案资料的完整和完全
(1)在档案阅览室内查阅。   
(2)不得在阅览室内抽烟、喧哗、随地吐痰和乱扔果皮、纸屑。
(3)严禁在档案资料上涂改、圈点、划线。
(4)不得折叠、拆散、污损档案或资料。
(5)不得将档案资料随意转借他人阅览使用。
(6)未经批准,不准摘抄、复制档案资料。
(7)不经主管领导批准,不得擅自对外公布档案资料的有关情况。
四、档案保密制度
    1、档案工作人员要认真学习贯彻执行《保密法》,遵守保密守则,对涉密档案要固定专人管理,严格借阅制度,控制借阅范围。
    2、借阅档案时,借阅人须凭单位介绍信经分管领导批准后方能办理借阅手续。一般应限定在阅览室查阅,确因工作需要借出时,要经领导批准,方可借阅,时间不超过两天,要及时归还,不得中途转借他人。归还档案时要及时注销。
3、借阅档案只限于查阅卷内文件材料,不得随意扩大范围,翻阅卷内其他文件,更不得随意摘抄复制,确因工作需要摘抄复制时,必须经领导批准。
    4、档案资料需要销毁时,要经领导批准,报档案行政管理部门备案后,由两人以上监督实施销毁过程,销毁时进行焚烧或打浆,不得作废纸出卖或作其他用途。
    5、案卷的存放回归情况要定期检查,对外借用的档案,要及时催办收回。
6、对于违反保密制度造成损失的,根据情节轻重给予党纪、政纪处分。
五、档案统计制度
1、必须严格按国家统计工作和上级档案部门规定的统计方法和计量单位进行统计。
    2、做好档案的登记和统计,必须以各种登记簿、名册、卡片、报表、图表等形式建立档案的收进、移出、销毁、整理、鉴定、保管(含修复)、利用(含效果),同时建立档案的工作机构、人员、设备等基本情况的统计台账。
3、必须做到严谨、求实,杜绝差错,及时保质保量完成上级布置的统计任务,决不允许拒报、瞒报、虚报和伪造数据。
六、档案库房管理制度
1、库房管理人员在接收档案、资料入库时,必须认真点收,办好交接手续。同时,接收与档案有关的检索工具和全宗介绍、组织沿革等。收进和移出档案时,要随时登入收进移出登记簿。
    2、库房内档案要进行科学分类、编号、排列,按照不同价值分库分架存放。档案装具排列整齐划一,统一编号,并编制档案存放位置索引或图表。全宗卷内的材料力求完整。
    3、定期或不定期地对馆藏档案、资料进行检查清点。在正常情况下每年全面检查清点一次。对缺少和排列不当的档案要及时进行查找和调整。对破损和字迹褪变的重要档案,要有计划地进行修复和复制,并建立档案检查情况记录。
4、提高警惕,加强档案事业责任心,切实做好安全保管工作。非档案馆管理人员不得进入库房,库房管理人员离开库房时必须将案卷入架。
    5、库房要做好九防工作,即:防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防尘、防光、防高温、防有害气体。要有预防设备并能熟练掌握使用。库房内及库房附近严禁烟火和堆放易燃、易爆物品,要保持库房内的整洁。
    6、库房管理人员要熟悉家底和档案内容,编制必要的查找参考工具,掌握档案的利用规律,要做好各项统计工作。
7、严格遵守保密制度,不擅自提供档案或把档案带出馆外,不擅自摘抄档案,严禁与外人交谈或在通信中谈及档案机密。销毁档案必须履行批准手续,执行两人监销制度。对违反者造成损失的,按《档案法》有关规定追究责任。
8、库房钥匙应专人保管,下班时应切断电源,关好门窗。
七、电子档案信息安全管理制度
一、遵守保密规定,严格控制不应公开的档案信息。
二、保存档案数据信息的计算机不得与公共信息网络联接。
三、加强对档案信息网络传输的管理,确保网络和使用过程的信息安全。
四、确定专人负责计算机系统的管理工作,并设置计算机操作系统用户口令。
五、计算机系统必须安装公安部门认可的防病毒卡或防病毒软件并及时更新版本,做好防病毒工作。
六、保存档案数据的计算机要由本单位专门技术人员负责维修;需外单位人员维修的,要由本单位的管理人员现场监督;需要送外维修的,应当送保密行政管理部门审查批准的定点单位进行。
七、应采取有效措施,保证档案数据库和档案数据安全。所有数据至少复制两套,并异地保存。
    八、信息载体(如硬盘等)损坏,必须拆除后单独保存。
九、磁性载体至少每满2年、光盘至少每满4年应进行一次抽样机读检验,抽样率不低于10%,如发现问题应及时采取恢复措施。
    十、具有永久保存价值的文本和图形形式的电子文件,必须同时制成纸质文件或缩微品等拷贝件一并归档保存。
十一、应加强对归档电子文件鉴定销毁的管理。对于属于保密范围的归档电子文件,连同存储载体一起销毁,并在网络上彻底删除;对于不属于保密范围的归档电子文件进行逻辑删除。
八、档案安全管理应急预案
为有效预防、及时控制和迅速消除档案突发灾害事件,确保档案资源安全,根据国家档案局《档案工作突发事件应急处置管理办法》等有关规定,结合档案馆实际,特制定本预案。
    一、工作原则
    预防为主、档案为主、应急联动。
    二、适用范围
    本预案中所指灾害为自然灾害和突发性事故。自然灾害包括:水灾、地震等。突发性事故包括:火灾、档案丟失、档案被盗、档案泄密、档案服务器系统崩溃。上述灾害如对档案馆档案造成威胁,出现险情,应及时组织抢救。
三、组织领导
档案馆成立档案安全应急领导小组,领导小组挂靠办公室,负责部署、检查档案安全工作;宣布应急状态的启动和解除,调配应急资源,按程序实施应急抢险。
    四、工作目标
(一)采取最有效措施消除对档案资料的安全威胁。
(二)保护未受损的档案资料。
(三)抢救已受损的档案资料。
五、工作重点
(-)重点区域:1、档案库房(3、4、5、6楼)。(二)抢救顺序:1、文书档案(先永久,后定期);2、会计档案;3、科技档案4、声像档案;5、电子文件档案;6、实物档案;7、专业档案;8、档案目录和检索工具。
六、应急保障措施
(一)建立健全灾害应急培训制度,加强安全教育,增强防灾减灾意识,定期组织安全应急演练。
(二)健全与公安、消防等专业队伍的联动机制。当灾害发生时,能够协助专业部门开展自救互助,最大限度减少损失。
(三)要完善抢险救灾器材配置,保障后勤供给。消防器材应每年更换一次,保证消防通道畅通。
(四)档案库房均应配备两套钥匙,一套由库房管理员使用,另一套由办公室主任保管以备急用。
(五)每半年安排专业人员对档案馆各类设备仪器进行检测,确保其正常运转。
(六)档案库房严禁吸烟或使用明火,严禁存放易燃易爆物品。
(七)档案库房实行专人管理,非库房管理员未经允许不得出入库房。
(八)库房管理员对进、出库房的档案要逐卷清点,加强对利用档案的监控,利用完毕应及时检查,归还上架。
(九)选择安全可靠的档案软件系统和存储设备,建立档案电子数据备份系统,对于重要数据要实行实时备份。
七、主要内容
(一)一般性灾害操作步骤
1、发现档案库房有被烧异味或墙面、地面、漏水等现象,应立即报告领导小组,查找险源。如险情不大,能自行处置的,要立即采取切实可行的办法迅速排除险情。事后,将发现险情及排除情况上报,查明原因,堵塞漏洞。
2、发生虫害、鼠害时,库房管理员应立即采取措施,对档案进行消毒、杀虫灭鼠处理,防止交叉感染;对受损档案及时进行修复,并将情况及时上报。
(二)较大灾害操作步骤
1、较大火情
发现火情立即发出警报,提醒灭火和疏散,同时切断电源,向领导小组汇报。并迅速利用附近的移动消防器材进行灭火,同时拨打消防报警电话,明确说明受灾地点。
在可能的情况下,组织实施档案资料抢救搬运工作。发生小范围局部火情时,转移至同楼层安全区域;火情严重时,转移至楼外安全区域。档案转移应由专人负责。及时向消防人员介绍险情,一切听从其专业指挥。
2、较大水情
发现进水情况,应立即通知领导小组,同时迅速切断水源,立即启用工具、设备排水。迅速组织人员查找原因,堵塞漏洞。
领导小组视档案库房进水情况,确定档案转移处置意见,立即组织实施。档案转移由专人负责。
当遇强降雨时,库房管理员必须及时检查库房渗漏情况。发现严重渗漏,应立即向领导小组报告,派专人抢修和维护,库房管理员负责渗漏范围内的档案处置。
3、档案被盗、泄密,应及时保护案发现场,向领导小组报告。向公安机关报案,积极提供破案线索。库房管理员提供准确的失窃、泄密档案种类、数量等情况。查明原因,追究责任,总结改进。
4、档案系统崩溃
通知专业技术人员,最大限度抢救档案数据。联系档案软件维保单位维修更新,进行软件恢复,数据导入。查明原因,及时总结改进。
(三)重大灾害操作步骤
发生威胁档案安全,同时又伤害人身安全的灾害,如雷击、地震、库房崩塌等重大情况时,可按上述较大灾害抢险步骤进行排除。若险情危及到供水、供电、通信等自身不能处理时,应及时通知有关部门进行抢险工作。
八、非工作时间责任人及责任
落实24小时值班和领导带班制度,确保通信畅通。如双休日、节假日时间出现灾情,值班人员及带班领导为直接救灾责任人,其责任是:
(一)迅速拨打电话报警。
(二)电话通知馆领导或其他责任人。
(三)在不危害人身安全的情况下,迅速阻止灾情。
(四)在公安、消防及其他抢险人员到来后,及时指明灾险部位。
(五)抢险结束后,报告灾情情况。
 
 
 
 
 
  档案管理制度
 
一、档案人员岗位责任制
1、认真学习《档案法》及党和国家关于档案工作的方针、政策,增强法制观念。
  2、参加档案在职培训和继续教育,提高综合能力。
  3、做好档案的收集、保管、鉴定、统计和利用等工作。
  4、统一保管好本馆各门类和载体档案,积极提供利用。
  5、对本馆的档案业务工作进行指导、监督和检查。
  6、做好档案收进、移出登记,建立各类档案统计台帐,及时准确填报统计年报。
  7、严格执行《档案法》、《保密法》及有关档案管理制度。
 
二、档案保管制度
1、档案管理人员要维护本馆档案的完整与安全,最大限度地延长档案的寿命。
    2、档案库房内,柜架、设备摆放整齐合理,案卷排放科学系统,不同类别、不同保管期限的案卷排列,分别编序号,分别存放。
    3、档案库房要保持整洁卫生,严禁在库房内吸咽、存放易燃易爆及其他杂乱物品;“九防”措施落实,要定期检査,做好记录,发现问题,及时报告。
    4、非档案管理人员不得进入库房。上级检查或外地参观人员应有领导批准,由管理人员陪同方可进入库房。档案管理人员离开库房时,要关窗锁门。要定期对库内档案保管情况进行全面检查,做好记录。
    5、档案管理人员要全面熟悉馆藏档案,建立健全检索工具,做到查找利用档案迅速准确。
    6、档案管理人员要严格执行《档案保管制度》,充分利用所保管的档案,为各项工作服务。
三、档案借阅利用制度
    1、档案管理部门和档案工作人员,应积极为社会各界利用档案提供方便。
   (1)开设档案、资料阅览室,为借阅利用者提供阅档场所。   
(2)编制检索工具,建立检索系统,为满足各方面利用者提供方便。
(3)开展档案史料的编研工作,为档案利用者汇编系统的档案史料。
(4)做好利用档案的社会效益和经济效益的信息反馈工作,及时了解社会对档案的需求。
2、查阅档案资料相关规定
(1)凡需查阅档案者,必须办理查(借)阅手续。   
(2)查阅单位档案必须提供单位公函,并写明查阅内容,查阅个人档案必须带本人有效身份证或户口本。
(3)凡需查阅保密级档案者,需本馆分管领导批准。
(4)档案资料一般不准借出使用,特殊情况需经档案主管领导批准,并限期归还(最长不超过一周)。
3、维护档案资料的完整和完全
(1)在档案阅览室内查阅。   
(2)不得在阅览室内抽烟、喧哗、随地吐痰和乱扔果皮、纸屑。
(3)严禁在档案资料上涂改、圈点、划线。
(4)不得折叠、拆散、污损档案或资料。
(5)不得将档案资料随意转借他人阅览使用。
(6)未经批准,不准摘抄、复制档案资料。
(7)不经主管领导批准,不得擅自对外公布档案资料的有关情况。
四、档案保密制度
    1、档案工作人员要认真学习贯彻执行《保密法》,遵守保密守则,对涉密档案要固定专人管理,严格借阅制度,控制借阅范围。
    2、借阅档案时,借阅人须凭单位介绍信经分管领导批准后方能办理借阅手续。一般应限定在阅览室查阅,确因工作需要借出时,要经领导批准,方可借阅,时间不超过两天,要及时归还,不得中途转借他人。归还档案时要及时注销。
3、借阅档案只限于查阅卷内文件材料,不得随意扩大范围,翻阅卷内其他文件,更不得随意摘抄复制,确因工作需要摘抄复制时,必须经领导批准。
    4、档案资料需要销毁时,要经领导批准,报档案行政管理部门备案后,由两人以上监督实施销毁过程,销毁时进行焚烧或打浆,不得作废纸出卖或作其他用途。
    5、案卷的存放回归情况要定期检查,对外借用的档案,要及时催办收回。
6、对于违反保密制度造成损失的,根据情节轻重给予党纪、政纪处分。
五、档案统计制度
1、必须严格按国家统计工作和上级档案部门规定的统计方法和计量单位进行统计。
    2、做好档案的登记和统计,必须以各种登记簿、名册、卡片、报表、图表等形式建立档案的收进、移出、销毁、整理、鉴定、保管(含修复)、利用(含效果),同时建立档案的工作机构、人员、设备等基本情况的统计台账。
3、必须做到严谨、求实,杜绝差错,及时保质保量完成上级布置的统计任务,决不允许拒报、瞒报、虚报和伪造数据。
六、档案库房管理制度
1、库房管理人员在接收档案、资料入库时,必须认真点收,办好交接手续。同时,接收与档案有关的检索工具和全宗介绍、组织沿革等。收进和移出档案时,要随时登入收进移出登记簿。
    2、库房内档案要进行科学分类、编号、排列,按照不同价值分库分架存放。档案装具排列整齐划一,统一编号,并编制档案存放位置索引或图表。全宗卷内的材料力求完整。
    3、定期或不定期地对馆藏档案、资料进行检查清点。在正常情况下每年全面检查清点一次。对缺少和排列不当的档案要及时进行查找和调整。对破损和字迹褪变的重要档案,要有计划地进行修复和复制,并建立档案检查情况记录。
4、提高警惕,加强档案事业责任心,切实做好安全保管工作。非档案馆管理人员不得进入库房,库房管理人员离开库房时必须将案卷入架。
    5、库房要做好九防工作,即:防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防尘、防光、防高温、防有害气体。要有预防设备并能熟练掌握使用。库房内及库房附近严禁烟火和堆放易燃、易爆物品,要保持库房内的整洁。
    6、库房管理人员要熟悉家底和档案内容,编制必要的查找参考工具,掌握档案的利用规律,要做好各项统计工作。
7、严格遵守保密制度,不擅自提供档案或把档案带出馆外,不擅自摘抄档案,严禁与外人交谈或在通信中谈及档案机密。销毁档案必须履行批准手续,执行两人监销制度。对违反者造成损失的,按《档案法》有关规定追究责任。
8、库房钥匙应专人保管,下班时应切断电源,关好门窗。
七、电子档案信息安全管理制度
一、遵守保密规定,严格控制不应公开的档案信息。
二、保存档案数据信息的计算机不得与公共信息网络联接。
三、加强对档案信息网络传输的管理,确保网络和使用过程的信息安全。
四、确定专人负责计算机系统的管理工作,并设置计算机操作系统用户口令。
五、计算机系统必须安装公安部门认可的防病毒卡或防病毒软件并及时更新版本,做好防病毒工作。
六、保存档案数据的计算机要由本单位专门技术人员负责维修;需外单位人员维修的,要由本单位的管理人员现场监督;需要送外维修的,应当送保密行政管理部门审查批准的定点单位进行。
七、应采取有效措施,保证档案数据库和档案数据安全。所有数据至少复制两套,并异地保存。
    八、信息载体(如硬盘等)损坏,必须拆除后单独保存。
九、磁性载体至少每满2年、光盘至少每满4年应进行一次抽样机读检验,抽样率不低于10%,如发现问题应及时采取恢复措施。
    十、具有永久保存价值的文本和图形形式的电子文件,必须同时制成纸质文件或缩微品等拷贝件一并归档保存。
十一、应加强对归档电子文件鉴定销毁的管理。对于属于保密范围的归档电子文件,连同存储载体一起销毁,并在网络上彻底删除;对于不属于保密范围的归档电子文件进行逻辑删除。
八、档案安全管理应急预案
为有效预防、及时控制和迅速消除档案突发灾害事件,确保档案资源安全,根据国家档案局《档案工作突发事件应急处置管理办法》等有关规定,结合档案馆实际,特制定本预案。
    一、工作原则
    预防为主、档案为主、应急联动。
    二、适用范围
    本预案中所指灾害为自然灾害和突发性事故。自然灾害包括:水灾、地震等。突发性事故包括:火灾、档案丟失、档案被盗、档案泄密、档案服务器系统崩溃。上述灾害如对档案馆档案造成威胁,出现险情,应及时组织抢救。
三、组织领导
档案馆成立档案安全应急领导小组,领导小组挂靠办公室,负责部署、检查档案安全工作;宣布应急状态的启动和解除,调配应急资源,按程序实施应急抢险。
    四、工作目标
(一)采取最有效措施消除对档案资料的安全威胁。
(二)保护未受损的档案资料。
(三)抢救已受损的档案资料。
五、工作重点
(-)重点区域:1、档案库房(3、4、5、6楼)。(二)抢救顺序:1、文书档案(先永久,后定期);2、会计档案;3、科技档案4、声像档案;5、电子文件档案;6、实物档案;7、专业档案;8、档案目录和检索工具。
六、应急保障措施
(一)建立健全灾害应急培训制度,加强安全教育,增强防灾减灾意识,定期组织安全应急演练。
(二)健全与公安、消防等专业队伍的联动机制。当灾害发生时,能够协助专业部门开展自救互助,最大限度减少损失。
(三)要完善抢险救灾器材配置,保障后勤供给。消防器材应每年更换一次,保证消防通道畅通。
(四)档案库房均应配备两套钥匙,一套由库房管理员使用,另一套由办公室主任保管以备急用。
(五)每半年安排专业人员对档案馆各类设备仪器进行检测,确保其正常运转。
(六)档案库房严禁吸烟或使用明火,严禁存放易燃易爆物品。
(七)档案库房实行专人管理,非库房管理员未经允许不得出入库房。
(八)库房管理员对进、出库房的档案要逐卷清点,加强对利用档案的监控,利用完毕应及时检查,归还上架。
(九)选择安全可靠的档案软件系统和存储设备,建立档案电子数据备份系统,对于重要数据要实行实时备份。
七、主要内容
(一)一般性灾害操作步骤
1、发现档案库房有被烧异味或墙面、地面、漏水等现象,应立即报告领导小组,查找险源。如险情不大,能自行处置的,要立即采取切实可行的办法迅速排除险情。事后,将发现险情及排除情况上报,查明原因,堵塞漏洞。
2、发生虫害、鼠害时,库房管理员应立即采取措施,对档案进行消毒、杀虫灭鼠处理,防止交叉感染;对受损档案及时进行修复,并将情况及时上报。
(二)较大灾害操作步骤
1、较大火情
发现火情立即发出警报,提醒灭火和疏散,同时切断电源,向领导小组汇报。并迅速利用附近的移动消防器材进行灭火,同时拨打消防报警电话,明确说明受灾地点。
在可能的情况下,组织实施档案资料抢救搬运工作。发生小范围局部火情时,转移至同楼层安全区域;火情严重时,转移至楼外安全区域。档案转移应由专人负责。及时向消防人员介绍险情,一切听从其专业指挥。
2、较大水情
发现进水情况,应立即通知领导小组,同时迅速切断水源,立即启用工具、设备排水。迅速组织人员查找原因,堵塞漏洞。
领导小组视档案库房进水情况,确定档案转移处置意见,立即组织实施。档案转移由专人负责。
当遇强降雨时,库房管理员必须及时检查库房渗漏情况。发现严重渗漏,应立即向领导小组报告,派专人抢修和维护,库房管理员负责渗漏范围内的档案处置。
3、档案被盗、泄密,应及时保护案发现场,向领导小组报告。向公安机关报案,积极提供破案线索。库房管理员提供准确的失窃、泄密档案种类、数量等情况。查明原因,追究责任,总结改进。
4、档案系统崩溃
通知专业技术人员,最大限度抢救档案数据。联系档案软件维保单位维修更新,进行软件恢复,数据导入。查明原因,及时总结改进。
(三)重大灾害操作步骤
发生威胁档案安全,同时又伤害人身安全的灾害,如雷击、地震、库房崩塌等重大情况时,可按上述较大灾害抢险步骤进行排除。若险情危及到供水、供电、通信等自身不能处理时,应及时通知有关部门进行抢险工作。
八、非工作时间责任人及责任
落实24小时值班和领导带班制度,确保通信畅通。如双休日、节假日时间出现灾情,值班人员及带班领导为直接救灾责任人,其责任是:
(一)迅速拨打电话报警。
(二)电话通知馆领导或其他责任人。
(三)在不危害人身安全的情况下,迅速阻止灾情。
(四)在公安、消防及其他抢险人员到来后,及时指明灾险部位。
(五)抢险结束后,报告灾情情况。
 
  版权所有:中共赤壁市委史志办公室               技术支持:赤壁网               鄂ICP备13000483号-1
  单位地址:湖北省赤壁市政府办公大楼附楼5F  电话:0715-5352097  电子信箱:cbsizhi@yahoo.com.cn  邮编:437300