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档案业务知识讲义
发布人:史志办 发布日期:2019-09-03 11:02 阅读次数:
档案业务知识讲义
   一、档案的起源
   中国古代对文书和档案的概念基本上是不分的,其称谓在殷商为“册”、“典”,西周为“中”,春秋、秦汉以后为“简”、“牍”、“策”、“简牍”、“简书”、“帛书”、“簿书”、“案卷”、“文牍”、“案牍”等等。“档案”一词具有形象的和内在的意义,“档”在《康熙字典》解释为“横木框档”,即木架框格的意思;“案”在《说文解字》解释为“几属”,即小桌一类的东西。由此引申,又把处理一桩事件的有关文件叫做一案,并通称收存的官方文件为“案”、“卷案”、“案卷”。“档”字和“案”字连用,就是存放贮收起来的案卷,放置木柜架子里。
   我国现存最早的档案文件材料是甲骨档案。甲骨档案是以龟甲和兽甲为材料形成的古代档案,商代甲骨档案是我国现存最早的系统的官府文件。
   “兰台”是汉代中央档案典籍库,位于宫中,隶属于御史府,由御史中丞主管,置兰台史令。兰台典藏十分丰富,包括皇帝诏书、臣僚章奏、国家重要律令、地图和郡县计簿等。东汉时班固曾任兰台史令,奉诏修史,其时为兰台典最盛时期。今天,“兰台”成为档案和档案机构的代称。
   故宫博物院文献馆是1925年在原清宫旧址专为整理保藏清宫遗留下来的历史档案而设立的。建国后,1951年3月文献部改称档案馆,1955年12月更名为中国第一历史档案馆。
   二、档案工作
   1、档案是什么?   《档案法》第二条将档案的定义表述为:“本法所称的档案,是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录”。
   2、“三合一”制度制订   湖北多年将机关、企事业单位档案分类方案、归档范围、保管期限表三者结合,制定为统一的表格式指导文件,其名称为“XXX机关档案分类方案、归档范围、保管期限表”或“XXX档案分类方案、归档范围、保管期限表”,简称“三合一”制度。以此作为各单位文件材料收集、分类、归档、划分保管期限的依据。依据国家档案局令第8号《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》、《湖北省机关档案工作业务建设》(鄂档规[2011]6号)及《企业档案工作规范》(DA╱T42-2009)。
   3、全宗卷   全宗卷由记录和说明全宗立档单位及档案历史和现状的有关文件材料组成的专门案卷,是管理全宗档案的重要工具。
   全宗是档案的基本分类和管理单位,指一个国家机构、社会组织或个人形成的具有有机联系的档案整体。通常情况下,一个独立从事活动的单位,如一个机关、一个企业、一个学校所形成的全部档案应该组成一个全宗,某个人形成的全部档案则可以构成个人全宗(说明:在档案的整理、流转和保管过程中,同一全宗的档案不得分散,不同全宗的档案不得混杂)。
   全宗卷主要内容分为九大类:全宗介绍、档案收集、档案整理、档案鉴定、档案保管、档案统计、档案利用、新技术应用、综合全宗卷等。(《全宗卷规范》DA╱T-2012)
    4、各门类档案整理
   (1)、文书档案:文书档案有二种整理方法
   ①传统方法:以案卷为单位立卷,即按照文件材料在形成和处理过程中的联系将其组合成案卷;所谓案卷,就是一组有密切联系的文件的组合体。(2000年以前形成的文书文件材料,按《文书档案案卷格式》的要求立卷、整理)
   ②简化方法:以件为单位整理就是按照文件材料形成和处理的基本单位进行整理(“件”:一般一份文件为一件;在事由上有密切联系的相关文件可一组为一件;正本与定稿为一件;正文与附件为一件;原件与复印件为一件;报表、名册、图册、会议指南、介绍信存根、书刊等一册或一本为一件;简报一期为一件;会议记录一份或一本为一件)。2001年以后形成的文书文件材料,按《归档文件整理规则DA╱T22-2015》(说明:2001年制定,2011年第一次修订,2015年第二次修订)和《湖北省归档文件整理实施细则》(鄂档规[2011]7号)的规定整理。
   (2)、科技档案:分基建类(工程项目)、设备仪器类(产品种类或型号)、科研类(科研项目或科研课题),依据《科学技术档案案卷构成一般要求》。
   (3)、会计档案:分为凭证、账簿、财务报告(报表)、其它,依据《会计档案管理办法》(说明:1984年由财政部、国家档案局发布,1998年第一次修订,2015年第二次修订)。
   (4)、声像档案:分为照片(依据《湖北省照片档案规范管理指导意见》鄂档规[2011]2号,几个要素:时间、地点、人物、事由)、录音带、录像带。
   (5)、电子档案:分为光盘、移动硬盘(依据国家档案局令第6号《电子文件归档管理暂行办法》和《电子文件归档与管理规范》)(说明:要求2种介质、3套备份)
   (6)、实物档案:分为奖品、印章、字画、个性特色实物。
   (7)、专业档案:按各行业主管部门要求收集、整理。
   注:精准扶贫档案(一户一档)编号:XXX(全宗号)-Z(专业)·2016(年度)-D30(保管期限)-Zfp(专业精准扶贫类)-001(件号)
   5、资料整理
   (1)文号文件汇编
   (2)专题文件汇编
   (3)专业资料汇编
   (4)专业图书
   (5)其它 
三、档案馆工作   
档案工作是档案馆在从事档案业务工作中用科学的原则和方法管理档案,为党和国家各项事业服务的工作,是档案馆工作的基础,也是档案馆工作的重要组成部分。它的基本内容包括:档案的接收和征集、保管、利用、编研、档案信息化建设。
    1、档案接收和征集:档案接收是指档案馆收存档案的活动过程,它是整个档案收集工作的中心内容,是档案部门取得和积累档案的主渠道;档案征集是指档案馆按照国家规定征收存在社会上的档案和有关文献的活动,它是档案馆取得和积累档案史料的必要补充渠道。《中华人民共和国档案法实施办法》、《湖北省档案管理条例》第十三条、《咸宁市档案管理办法》第十八条规定:属于县级国家档案馆接收范围的档案,立档单位应当自档案形成之日起满10年即向有关的县级国家档案馆移交。国家档案局令第9号《各级各类档案馆收集档案范围的规定》中规定:本行政区内重大活动、重要事件、重点建设项目、涉及民生、国有企业破产改制、事业单位撤销等档案按照有关规定由本级国家档案馆接收。
    2、档案保管:档案保管工作是指对已整理好并已存入库房的档案进行的日常维护、保护的管理工作,其基本任务是:一是使档案在存放和使用中始终有序;二是使其在存放和使用中不受或少受人为或自然因素的损害,并尽量延长档案的“自然寿命”。《中华人民共和国档案法实施办法》第十五条、《湖北省档案管理条例》第十九条都提出了明确要求。(说明:“九防”要求,库房应采取防火、防盗、防高温、防潮、防水、防尘、防紫外线、防有害生物、防磁;温湿度要求《湖北省机关档案工作业务建设规范》规定库房温度应控制在14-24度之间,湿度应控制在45-65%之间)。
3、档案利用:档案的价值在于利用。《中华人民共和国档案法》第十九条、第二十条,《中华人民共和国档案法实施办法》第二十条、第二十一条、第二十二条,《湖北省档案管理条例》第二十五条、第二十六条、第二十七条、第二十八条都对档案利用提出了明确要求(利用者查阅档案、资料需出具介绍信或身份证;要有利用者本人签字)。
    4、档案编研:①编制各门类档案目录(如:文书档案案卷目录、全引目录、归档文件目录、科技档案案卷目录、会计档案目录、声像档案目录、电子档案目录、实物档案目录、专业档案目录、资料目录等);②编制依据性材料(全宗介绍、组织沿革、大事件、主要业务基础数据汇编、发文汇编、专题文件汇编、专业资料汇编等);③档案利用效果实例选编;④其他有价值的编研资料(如:《蒲圻名山录》、《赤壁市乡土志》、《赤壁市人物志》、各单位修志等等)
    5、档案信息化建设:档案信息化建设,是指在档案管理活动中全面应用现代信息技术,对档案信息资源进行数字化管理和提供利用。档案信息化建设必须遵循三条基本原则,即文档一体化原则(OA系统办公自动化)、双轨制原则(纸质档案与电子档案备份)和确保网络安全(内部局域网和专业服务器管理)的原则。
根据湖北省档案局(鄂档[2014]54号《关于转发数字档案室建设的通知》)、咸宁市档案局(咸档[2017]23号《关于印发咸宁市纸质档案数字化操作细则的通知》)中规定:扫描的色彩模式应高于或等于24位真彩色模式,扫描分辨率大于或等于300dpi。    
   四、相关法律法规  
   1、《档案法》于1987年9月5日第六届全国人民代表大会常务委员会第二十二次会议通过,根据1996年7月5日第八届全国人民代表大会常务委员会第二十次会议《关于修改(中华人民共和国档案法)的决议》修改,共计:六章二十七条。
   2、《中华人民共和国档案法实施办法》于1990年10月24日国务院批准、1990年11月19日国家档案局令第1号发布、1999年5月5日国务院批准修订、1999年6月7日国家档案局令第5号重新发布,共计:六章三十一条。
   3、《各级各类档案馆收集档案范围》(国家档案局第9号令)与2011年11月11日国家档案局局务会议通过,共计:十二条。
   4、《各级国家档案馆馆藏档案解密和划分控制使用范围的暂行规定》(1991年9月27日国家档案局、国家保密局发布),共计:十三条。
   5、《档案执法监督检查工作暂行规定》(1992年3月30日国家档案局令4号发布),共计:五章二十五条。
   6、《档案行政许可程序规定》(2005年5月17日国家档案局令7号发布),共计:五章二十条。   
   7、《湖北省档案管理条例》由湖北省第十届人民代表大会常务委员会第七次会议于2004年1月6日修订通过,自2004年3月1日起施行。共计:六章三十八条。
   8、《咸宁市档案管理办法》由湖北省咸宁市人民政府办公室2005年3月16日(咸政办发[2005]12号)印发,共计:六章三十八条。
 
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