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赤壁市档案馆 档案接收进馆管理办法
发布人:史志办 发布日期:2019-12-06 12:57 阅读次数:
      按照赤壁市委主题教育领导小组《关于在“不忘初心、牢记使命”主题教育中加强制度建设的通知》(赤教办发[2019]10号文件精神,为推动赤壁市高质量发展提供有力的制度保证,实现馆藏档案管理的规范化、标准化和现代化,根据《档案法》及其实施办法、《湖北省档案管理条例》等档案工作法律、法规,和国家有关档案业务标准,结合赤壁市档案接收进馆工作实际,制定本办法。
      一、按全宗整理移交档案
      (一)列入市综合档案馆接收范围的档案,必须以全宗为单位进行整理,自形成之日起满10年,按规定向市综合档案馆移交。因法律法规规定必须提前接收,或因需要且经双方协商同意,可提前接收。
      (二)凡反映单位基本历史面貌和主要职能活动(包括各专业业务活动),具有科学研究和查考利用价值、保管期限在长期(或30年)以上的全部档案,均应收集齐全,确保全宗的完整,经过系统整理后,按规定向市综合档案馆移交。
      (三)撤销单位应将本单位全部档案(包括各种门类、各种载体的档案)及资料按规定向市综合档案馆移交。
      (四)承办全市重要会议和重大活动的临时性机构在活动结束、机构撤销时将所形成的档案资料按规定规范整理,向市综合档案馆移交。
      二、全宗内档案资料的进馆范围
进馆的档案、资料主要包括:
      (一)文书档案;
      (二)科技档案;
      (三)专门档案(含各单位业务档案);
      (四)电子档案;
      (五)特殊载体档案,包括照片、录音录像、实物等档案(荣誉档案要求获赤壁市综合性荣誉或咸宁市、省部级以上单项荣誉);
      (六)各类编研材料,包括大事记、组织机构沿革、基础数字汇编(以上三类材料均应逐年续编)以及公开或内部发行的各类出版物、年鉴、史志、重要文件汇编等。
      三、全宗内档案的分类、编号与实体排列
      一个全宗内要制定统一的、经过市综合档案馆审查同意的“档案分类、档号编制与档案实体排列办法”,并且保持连续性。如有变更,需经市综合档案馆同意。
      四、全宗内档案的鉴定
      进馆的档案必须是具有长期(或30年)以上保存价值的档案。对于短期(或10年)档案,要按照赤壁市档案局审查同意的本单位《文件材料分类方案、归档范围、保管期限表》进行鉴定,将鉴定后保管期限上升的档案归入相应的档案类别。
      对进馆过程中各类档案的鉴定整理情况,形成进馆档案鉴定报告。鉴定报告随进馆档案一起移交。
      五、档案整理要求与质量
      (一)全宗内所有档案应收集齐全,经系统整理。文书档案、科技档案、会计档案、照片档案、磁性载体档案、电子档案、业务档案质量必须符合《机关档案工作业务建设规范》、《文书档案案卷格式》、《归档文件整理规则》、《科学技术档案案卷构成的一般要求》、《会计档案管理办法》、《照片档案管理规范》、《磁性载体档案管理与保护规范》、《电子文件归档与管理规范(试行)》和相关业务规范的要求,要遵循文件材料的形成规律,保持文件材料的有机联系,参照文件材料的不同价值,便于利用和保管。
      (二)各类进馆档案的质量应符合标准
      1.文书档案与科技档案
      ⑴卷皮、卷盒及封面填写符合要求,内容完整,无破损;
      ⑵卷内、盒内目录中填写的责任者、题名、文号、日期等内容要完整、准确、规范;
      ⑶页码编写准确,无重号、空号、缺号;
      ⑷备考表填写完整;
      ⑸盒脊填写、标签粘贴符合要求。标签使用统一式样。文书档案卷皮背脊标签上的“全宗号”、“目录号”、“年度号”和“案卷号”与科技档案盒脊上的“档号”、“题名”盖章或手写,归档文件目录盒脊上的“全宗号”、“年度”、“保管期限”、“机构或问题”“件号”须盖章。盖章或手写均须字体大小适中,字符间保持合理距离,年度号要写全四位数,数字符号全部横排。
      2.实物档案按件编目,一件为一卷,标签贴于反面;
      3.录音录像档案按盒编目,一盒为一卷,标签贴于盒脊上,并在录音录像带上编号;
      4.照片档案、电子光盘档案以一册为一卷,卷中按张编照片号、盘号并抄写卷内目录,案卷背脊贴标签;
      5.会计档案按照《会计档案案卷格式》执行;
      6.各类业务档案一般按照各系统条线规定执行,没有规范的,参照文书档案标准实施。
      7、档案装具要符合档案行业标准《档案装具(DA/T 6-1992)》的要求。
      8、档案字迹材料为圆珠笔、纯蓝墨水、红墨水、复写纸、铅笔、热敏纸等的档案均应进行复制(复印或手抄),破损档案均应进行修复。
      六、检索工具
      (一)全宗内各类档案原则均须编制案卷目录(文书档案以件归档整理的编制归档文件目录)和案卷文件目录,专门档案(含业务档案)和特殊载体档案根据实际情况确定。
      (二)目录装订符合要求。大小为A4尺寸,有封面、备考表,内容填写完整准确。目录标签内容包括全宗号、目录号(或分类号)、案卷号(同一目录号或分类号内目录本的顺序号)、全宗名称、保管期限和起止年度。
       (三)目录号编制应无空号,已有档案移交进过馆的单位,目录号应延续使用。每一个目录号内的档案案卷超过1000卷,要另给目录号。
       (四)移交目录份数:书本式打印案卷目录一份,书本式打印案卷文件目录一式二份,电子版目录(从档案管理系统中导出的目录数据)光盘一份。
      七、档案信息化
      (一)全宗内所有进馆档案的案卷目录、文件级目录都必须输入档案管理系统,形成目录数据库;
      (二)所有电子档案,要求与档案文件级目录相链接,建立全文数据库。
      八、全宗介绍与全宗卷
      (一)全宗介绍。各移交单位应负责编写好本单位档案的全宗介绍,并随同进馆档案向市档案馆移交。全宗介绍一般应包括三部份内容:立档单位的简要历史,全宗简要历史、档案内容和成份介绍。
      (二)全宗卷。全宗档案向档案馆移交时,其全宗卷随同移交。
      1、全宗卷的主要内容
      (1)全宗介绍类:全宗介绍、大事记、组织沿革、档案登记证、档案员上岗证、学历证明等。
      (2)档案收集类:档案收进登记簿、移交清册等。
      (3)档案整理类:全宗单位文件材料分类方案、归档范围、保管期限表审批材料。
      (4)档案鉴定类:档案鉴定销毁制度、销毁清册、成立档案鉴定销毁领导小组文件等。
      (5)档案保管类:档案保管制度、档案保密制度、档案安全管理应急预案、库房安全检查记录、防虫药更换记录、温湿度记录、档案专用设备台账等。
      (6)档案统计类:档案统计制度、档案统计台账、基础数字汇编等。
      (7)档案利用类:档案利用制度、档案借阅利用登记簿、档案利用效果实例选编等。
      (8)新技术应用类:纸质档案数字化对象审批表、纸质档案数字化档案出入库登记表、纸质档案数字化加工流程表、纸质档案数字化暂不扫描档案登记表、纸质档案数字化数据质检验收表、纸质档案数字化成果数据备份标签、纸质档案数字化项目验收移交清单、档案数字化外包、保密合同等。
      (9)综合全宗卷:各全宗单位根据考评组提出的意见所制定的整改工作方案。
      2、全宗卷的整理
      (1)全宗卷需整理组卷,数量多的可设分卷。
      (2)卷内文件材料按问题—时间进行系统排列,排列顺序为:全宗介绍(全宗指南)、立档单位大事记和有关档案收集、整理、鉴定、保管、统计、利用、现代化管理等方面的文件材料,在此基础上编制卷内目录。
      4、卷内文件材料逐件编件号,以件为单位进行装订后装入卷盒。
      5、卷盒面、脊印“全宗卷”三字,并分别填写全宗号、全宗名称和编制日期。
      九、档案的移交
      (一)以全宗为单位办理交接。
      (二)按规定向市综合档案馆办理交接手续。
      (三)交接手续在市综合档案馆进行,市综合档案馆派专人清点移交档案数量、检索工具及相关材料。填写《档案交接文据》,双方签字盖章,一式二份,市综合档案馆保存一份,移交单位保存一份。
      (四)移交的档案均应进行消毒处理。
     (五)各单位档案移交必须是纸质档案和电子档案“双轨道移交。
     (六)需接收进馆的档案必须符合进馆标准,且经市档案馆审定同意后方可移交进馆。
                                 
                                                                                                                                                         赤壁市档案馆
                                                                                                                                                           2019年12月5日
 
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