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| 试论现代信息化在地方志工作中的运用 |
| 发布人:史志办 发布日期:2011-08-03 10:53 阅读次数:次 |
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2011年湖北省市、县志书编纂理论研讨会
编史修志是中华民族历来的传统，在《周礼》中就有“四方之志”的说法。到明清以后，志书的编纂更是蔚然成风，不仅官修志书形成了从州县至中央的体系，民间的志书修纂也非常普遍，出现了数量众多的乡镇志。明代杨宗气在嘉靖《山西通志·序》称：“治天下者以史为鉴，治郡国者以志为鉴”。这些数量庞大的志书不仅仅是对以往历史的简单记述，更是一种传统文化的传承方式。通过志书，我们能够更加深入和细致的了解中国社会，从以往的历史事件中借鉴成功的经验，吸取失败的教训。它是对地情的全面记述，这对我们了解某一地区的自然环境、社会状况、历史沿革、发展现状等情况具有非常重要的参考价值，对我们因地制宜的发展地区社会经济，提高科学决策水平具有相当的借鉴意义，对我们进行社会主义、爱国主义教育也很有价值。
地方志的重要意义决定了地方志编纂工作是一项高标准、严要求的工作。而且，随着社会的发展，人民群众的社会生活丰富，志书的内容也不再局限于政治、经济等传统方面，而是囊括了山水名胜、农业、教育、医药卫生等多个领域。同样，地方志也不再是被束之高阁的故旧纸堆，而是对现代社会发展非常有意义的工具书和资料汇编。要想适应这种这种新情况，地方志编纂工作必然要随之革新改进，以提高地方志编纂质量和地方志使用的方便程度。要想做到这一点，信息化技术的引入是地方志编纂的必然趋势，也是地方志事业发展进步的助推器。要想实现地方志编纂的信息化，笔者以为应从以下几个方面入手：
一、利用信息化手段搜集地方志资料
方志是对地区情况的综合记录，是某一时间段的地区资料汇编，方志质量的好坏在与方志搜集的资料的深度和广度有直接关系。这种性质决定了在方志编纂过程中必然涉及到大量的、各个领域的资料。如此以来，作为方志纂写的前期准备工作，方志编纂的资料搜集和整理是方志编纂过程中不容忽视的环节。传统上，主要是以人工手段搜集资料，但是现在利用信息化手段能够帮助我们更好更快的获取方志编纂所需要的材料。
（一）利用网络搜集获取资料
作为20世纪后半期最伟大的发明之一，互联网作为信息技术的代表已经日益深入到人们的日常生活中，为我们提供了一个非常便捷的交互沟通方式。在20年以前，我们在搜集地方志编纂资料时往往需要撰稿员至供稿单位取材料，费时费力。但是现在，只需要利用网络，我们可以通过电子邮件、通过QQ等多种方式传递电子材料，这既提高了效率，免除了撰稿员奔波之苦，也方便了稿件的后期编纂处理。除此以外，即使是图书馆的馆藏文献，我们也可以借由互联网获得。比如“联合参考咨询与文献传递网”，这是在全国文化信息资源共享工程国家中心指导下，由我国公共图书馆合作建立的公益性服务机构，通过这个平台，我们可以免费获取90万种电子图书、1500多万篇期刊论文、23万篇博硕士论文、17万篇会议论文、500万篇外文期刊论文的咨询与传递服务。除了“联合参考咨询与文献传递网”外，基于高校平台而建立的CALIS馆际互借系统与CASHL馆际互借系统也为我们提供了一个文献传递的渠道。这些无疑给我们查阅书籍带来了极大地便利。
作为信息交互平台，每天在互联网上有大量的信息在交流。这里面有一些也是方志编纂可资利用的材料。网络上的信息具有容量大、更新率高、交互性强等特点，是官方材料的有效补充。有选择、有范围的利用一些互联网上的资料，能使我们的地方志内容更加丰富而生动。尤其是在一些地方性论坛或门户网站上，往往汇聚了大量的地方相关信息，这对我们全面了解地区社会生活具有不小的参考价值。当然，在使用这些网络材料的时候我们也应该注意材料的可靠性。相比较而言网络是一个非常开放的平台，信息的来源、信息的真实性没有官方材料那么强，为了确保地方志资料的翔实可信，在使用前需要仔细的加以鉴别。
（二）灵活使用专业数据库资源
随着社会信息化程度的不断提高，现在有种类多样的图书、期刊数据库，如CNKI、超星数字图书馆、万方数据库等。这些专业数据库将来源信息内容通过深度加工、编辑、整合，以计算机算法加以有序管理，检索起来非常方便。绝大多数专业数据库提供了多种检索数据项，使我们能通过标题、作者、关键词、摘要等多个维度进行检索，大幅度提高了信息收集效率和信息搜集准确性。而且，专业数据库的资源在收录资料时就对资料的价值进行了专业评估，这就有效地排除了互联网上大量的无用信息冗余，保证了资料真实性，而且，数据库中的资料都会标明出处，这为我们溯回查对提供方便。此外，通过专业数据库资源获取信息也更经济节省。传统上，如我们需要一本书中的某些章节，按照传统的资料搜集方式，可能需要将书买下来，再加以利用，但是通过数据库获得材料，我们可以根据自己的需要，购买其中的数页或数十页，这就大大节约了资金，降低了预算。
二、地方志材料整理及编纂工作应与信息化结合
地方志事业向着现代化方向发展已经成为必然趋势，而方志现代化的一个重要内容就是信息化。在此背景下，我们作为地方志工作者在编写过程中就应该考虑到信息化的时代要求，考虑到将来地方志数字化、网络化的趋势，以推动地方志事业向现代化发展。
（一）地方志材料整理及类目设置应适应信息化的时代要求
现代社会是一个信息爆炸的社会，根据美国詹姆斯.马丁的测算，在近十年，人类的知识总量已达到每三年翻一番，到2020年甚至要达到每73天翻一番的空前速度。信息量的增加和新领域的大量出现使原有的地方志材料整理手段和类目设置方式已经无法满足时代需要了。目前，大量文章和讨论围绕着地方志分类目录等课题就是这种现象的一个反映。在这种情况下，作为地方志工作者，在进行地方志材料整理分类工作时时就应该考虑到时代特点，对政治、经济、社会等内容进行合理划分，为今后编写工作的顺利进行提供条件。在进行类目设置时也应考虑到新领域带来的变化，使不同方面的内容在篇目、体量上实现平衡，使地方志成为最有效的全面反映地方情况的工具书。笔者以为，在这些方面，地方志工作者可以适当的借鉴相关领域的经验，比如说年鉴。在目录分类和材料处理方面，年鉴工作者们进行了不少有益的尝试，这对地方志的编纂同样具有启发意义。西方国家在编辑大百科全书时的资料整理和分类经验，以及类目设置方式也非常值得我们参考。他们对百科全书的条目设置提出了一些原则，如：独立主体原则、单一主题原则、准确性原则、简要性原则等，这些对保证条目易于检索非常有帮助，对未来方志内容的电子化、信息化亦有相当程度的借鉴意义。除了类目设置等方面需要适应信息化的时代要求外，在编纂过程中我们也应该时刻考虑到信息化时代的要求。排除冗余的文字，用最少的语言表达出尽可能丰富的含义，做到“惜墨如金”。同时，在编纂时适当的考虑将来地方志可能进入数据库的可能性，尽可能的为每项内容提供一个明确的检索词条，方便地方志将来的使用。
（二）方志编纂阶段须充分利用信息革命带来的便捷条件
技术的进步使我们处理资料的能力大幅度增强，在地方志编纂过程中，我们应该充分利用这些便捷条件使地方志编纂工作更有效率，使地方志的质量能进一步提高。在目前的地方志编辑工作中，电脑录入、排版编辑已经非常普遍，有些地方甚至依托政府网站，建立起了地方志信息交流平台，实现了撰稿员——编辑部——审稿人员之间的无缝衔接，使地方志原稿加工、处理和校对编辑更为快捷。事实上，在编写过程中我们还可以使用更多的现代化信息处理成果。除了简单的文字编辑外，丰富的计算机处理软件为我们提供了不少图片处理、音频、视频编辑的手段，而且相对来说比较容易掌握和运用。对此，我们应该在地方志编写工作中，适当穿插图片，制作配套视频资料，作为文字资料的补充，使地方志更加生动形象的反映地方风貌特色。当然，这也对我们方志编纂者提出了更高的要求。在实际工作中我们应该积极发现、积极学习，用更先进的编写手段推进地方志编写工作向前发展。
三、地方志的发行传播阶段应重视信息化建设
俗话说：“以史为鉴”，地方志作为史书的一种，其编纂的目的就是为现实社会的发展提供可资参看的资料。从这个意义上来说，编写只是地方志工作过程中的一部分，在编写以后的发行传播同样是地方志工作的有机组成要素。不过，在实际发行阶段，一则地方志办公室作为专职编纂的单位，对发行宣传不擅长；二则志书本身价格偏高、内容庞大，难以进入市场。这种现实使志书在宣传流通和实际运用方面受到了很大限制，未能充分发挥其“资政、教化、存史”的三大社会功能，严重地制约了地方志事业的发展。不过，信息化技术给了我们一个传播、推广志书的有利平台。
事实上，早在2006年5月18日国务院颁布《地方志工作条例》第十六条中就指出：“县级以上地方人民政府负责地方志工作的机构应当积极开拓社会用志途径，可以通过建设资料库、网站等方式，加强地方志工作的信息化建设。”而在各个地方志工作机构的努力下，地方志发行传播阶段的信息化和数字化水平也在不断提升。根据相关统计数据，截止2010年，绝大多数省级地方志工作机构已经建设了地方志网站或数据库，副省级城市、地级市(自治州)、县(市、区)等各级地方志工作机构建设地方志网站也为数不少。除了政府主导下的方志数据库外，专业的商业性的综合方志数据库也有不少，如万方推出的方志数据库，就是一个全面收录综合志、部门志、地名志、企业志、学科志、特殊志及地情书等内容的专业数据库。这对地方志扩大影响力，做好“用志”工作非常有帮助。但同时，我们也应该认识到，由于资金和人才的缺乏，地方志发行传播阶段的数字化、网络化建设水平还比较低，很多基层地方志办公室没有自己的网络平台，而有些有网站的地方志办公室网站的影响还比较小，网站的后期更新和维护也做得很不到位。这些都在不同程度上影响了地方志功效的发挥。
要解决这些问题，笔者认为：一是在领导层面上对地方志数字化、网络化建设进行统一评估，在广泛调研的基础上制定地方志信息化建设发展规划，明确地方志信息化发展阶段及相应目标，明确地方志数字化、网络化建设技术标准。加强对地方志工作机构的资金和人员支持，尤其重视地方志数据库方面的计算机人员的培养。加强同级地方志工作机构间、不同层级地方志办公室间的交流与合作，带动落后地区根据本地的实际，逐步开展地方志信息化工作，鼓励先进地区为落后地区提供技术支持和经验支持。同时，需要确保上级地方志工作机构对下级地方志机构信息化建设予以支持帮助。同时，建立健全地方志数据库运行的长效机制，制定相关数据库、网站管理细则，保证地方志数据库和网站的长期、稳定运行。二是重视数据库的可用性，在地方志数据库建设时，做好各库数据之间的勾连和无缝衔接，重视数据库子目管理和检索系统，实现地情资源的共享。做好地方志数据库和网站的宣传推广工作，依托政府门户网站扩大其社会影响。加强用户应用情况调查，针对用户需求，调整网站、数据库的内容。在网页设计、检索功能等方面注重人性化，使用户利用更加方便、快捷。深入开拓、挖掘地方志数据库和网站资源，运用地方志工作机构占有的极为丰富和极具权威性的资料改变以往资料工作那种只集中收藏、管理而不生产信息产品的服务模式，充分整合数字化资源，根据社会需要提供更高层次的信息咨询服务，建立相应的特色数据库，将地方志从信息化变成信息产业。
在数千年的方志编纂史长河中，我国的地方志工作逐步形成了完整的系统，对推动社会经济进步、促进精神文明建设发展都做出了一定贡献。新的历史时期对地方志工作提出了新的更高的要求，在信息时代，我们应因时而动，积极利用现代化手段和思想指导，将地方志工作与信息化结合，将编志与用志结合，使地方志事业能够持续、健康、稳步发展。
作者：夏玫
2011年8月3日
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